A nota fiscal eletrônica é uma inovação para que as empresas consigam lidar melhor com a obrigação da emissão de nota fiscal.
A prestação de contas e o pagamento de impostos faz parte da obrigação de um negócio, independente do nicho de atuação. O não cumprimento dessas obrigações pode resultar em juros e multas, prejudicando o desenvolvimento do empreendimento.
A nota fiscal eletrônica surge como uma maneira de auxiliar o empreendedor a cumprir com as suas obrigações, facilitar a gestão, reduzir cursos e desburocratizar os processos. Hoje, a nota fiscal eletrônica é o documento mais utilizado em território nacional e também é considerado o mais importante para as transações entre os clientes e os consumidores dos produtos. Leia esse artigo e saiba mais sobre esse documento!
O que é nota fiscal eletrônica?
A nota fiscal eletrônica ou NF-e é um documento digital que formaliza a venda de produtos e serviços, feita de forma física ou digital. A NF-e substitui uma quantidade enorme de papéis por não emitir os documentos de forma manual. Além do armazenamento ser mais fácil, já que as notas não precisam mais ser arquivadas de formas físicas ocupando espaço na empresa.
Essa atualização do documento está em vigor desde 2006 e já conta com auxiliares, como o Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), que é a representação física da nota fiscal eletrônica. Apesar de não substituí-la, ele facilita o acesso aos dados da compra para o consumidor.
Por todos os procedimentos serem feitos pela internet, a NF-e tornou a emissão de nota fiscal mais rápida de e simples, principalmente se contar com a ajuda de um software emissor inteligente.
Para que serve a NF-e?
A nota fiscal eletrônica tem como principal objetivo formalizar as transações de vendas de serviços e produtos e garantir a maior segurança possível a todos os envolvidos na transação. Essa documentação também é válida como recibo, o que pode facilitar a prestação de contas e o recolhimento de impostos.
Para o empreendedor, a nota fiscal facilita o controle de entrada e saída dos impostos pagos e do faturamento e ainda serve como prova de que o negócio está regular em relação à receita federal e ao fisco em caso de auditorias e fiscalizações.
No caso do consumidor, a NF-e serve para comprovar a compra para possíveis pedidos de garantia, troca ou devolução, além de ser um documento fiscal para prestação de contas para as organizações responsáveis pelo recolhimento de impostos.
Quais são os principais tipos de nota fiscal eletrônica?
Existem cinco tipos de NF-e disponíveis atualmente. Cada uma delas serve para substituir a versão física de algum documento. Elas apresentam particularidades que as diferenciam e garantem que elas sirvam para cada caso em específico.
- Nota fiscal eletrônica (NF-e)
Essa versão de nota digital é a mais comum dessa lista. Ela está voltada para as operações comerciais tradicionais. Ela substitui as notas fiscais de modelo 1 e 1A, que eram utilizadas nas operações de venda relacionadas à cobrança do ICMS (Imposto sobre circulação de mercadorias e serviços).
Assim, a emissão desse documento é obrigatória nas vendas de produtos que precisam pagar ICMS.
A validação da nota fiscal eletrônica é assegurada pela assinatura digital e pela autorização da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado de registro da empresa.
- Nota Fiscal de serviços eletrônica (NFS-e)
A nota fiscal de serviços eletrônica é a nota digital que registra as prestações de serviços. Ela substitui a Declaração de Serviço (nota de blocos), documento requerido pelo município e está relacionado ao Imposto Sobre Serviço (ISS).
Em grande parte dos municípios a nota fiscal de serviços eletrônica é emitida de forma automática em plataformas de emissão integradas ao sistema da prefeitura. Caso não seja possível fazer o procedimento pelo sistema, é possível utilizar o Recibo Provisório de Serviços (RPS) e convertê-lo em NFS-e com auxílio da prefeitura no prazo estipulado.
Esse tipo de nota fiscal também tem algumas particularidades, como impostos fixados por cidade e registrados por códigos da prefeitura. É importante ressaltar que cada NFS-e tem ligação com um tipo de serviço diferente.
- Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)
Essa nota fiscal registra as operações de transporte rodoviário de carga. Ela foi criada para substituir diversos documentos fiscais para esse tipo de serviço (Modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27). Além de eliminar a necessidade de faturas duplicadas e reduzir drasticamente as chances de divergências entre o registro nas notas e os produtos transportados.
A validade dele é assegurada pela assinatura digital do vendedor e pela permissão fornecida pela Sefaz.
- Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)
Esse tipo de nota fiscal é usado no varejo para registrar venda direta ao consumidor final. Ela substitui o cupom fiscal e a nota fiscal tipo 2 e ainda oferece uma alternativa eletrônica para os documentos fiscais em papel usados no varejo. A NFC-e é capaz de reduzir custos de obrigações acessórias aos contribuintes e melhorar o controle fiscal. Seu objetivo é registrar e comprovar o que foi adquirido e confirmar os custos reais da transação.
Em São Paulo, também é utilizado o modelo de Cupom Fiscal Eletrônico (SAT – modelo 59), com o mesmo propósito da NFC-e.
- Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e)
A Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e) é um documento emitido individualmente por empresas que não estão obrigadas a emitir NF-e e tem pouca frequência de vendas.
Por isso ela ficou conhecida como “nota do MEI”, já que os microempreendedores individuais são o grupo que mais usa essa nota fiscal, já que eles não são obrigados a emitir notas fiscais comuns.
A NFA-e se parece com uma nota fiscal tradicional e pode ser emitida a partir do site da Secretaria da Fazenda do Estado (Sefaz).
Benefícios de emitir nota fiscal eletrônica
Existem diversas vantagens em emitir notas fiscais de forma eletrônica, tanto para as empresas, consumidores e até para o governo. Essa prática é capaz de eliminar desperdícios de tempo e dinheiro. Os principais objetivos para emitir notas fiscais são:
Redução de gastos
A redução de gastos é bem expressiva na emissão de notas fiscais digitais. Isso se dá pela economia de papel e suprimentos da impressora, espaço e organização do armazenamento das notas fiscais.
Ganho de produtividade
A NF-e contribui no aumento de produtividade da equipe de a rapidez dos processos da empresa. Uma vez que a emissão dos documentos por meio dos sistemas é mais rápida e os colaboradores não precisam preencher cada nota fiscal do zero, já que a plataforma memoriza os dados dos clientes recorrentes e possui funções de preenchimento automático.
Melhor controle fiscal e financeiro
A nota fiscal eletrônica facilita o controle financeiro e fiscal da empresa com a digitalização dos documentos. Assim é mais fácil de encontrar os documentos para conferir os tributos cobrados, as transações que foram feitas e muito mais.
Aumento da confiança
A nota fiscal eletrônica contribui para a transparência nas transações. Já que facilita o trabalho do fisco e reduz a sonegação de impostos e ficam disponíveis para consulta elevando a credibilidade do negócio.
Redução de erros
Já que o preenchimento dos campos é feito de forma automática e existem alertas para informações incorretas ou campos não preenchidos, a ocorrência de erros é menor.
A nota fiscal eletrônica é uma inovação que veio para revolucionar o dia a dia das empresas, facilitando os processos, diminuindo erros e aumentando a produtividade.
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